Jak wybrać kserokopiarkę do biura?

Choć w dzisiejszym świecie cyfryzacja nieustannie postępuje, to jednak żadne biuro nie może obyć się bez porządnej kserokopiarki. Cały czas potrzebujemy dokumentów w fizycznej postaci, dlatego zakup (lub wynajem) takiego urządzenia powinien być naprawdę przemyślany. No właśnie, na jakie rzeczy powinniśmy zwracać uwagę?

Najważniejsze aspekty

To, jakie urządzenie będzie dla nas najlepsze zależy przede wszystkim od naszych potrzeb. W sklepach znaleźć możemy wiele różnych modeli, dlatego warto od razu zastanowić się nad tym, jak często i do jakich czynności będziemy używać kserokopiarki.

Najważniejszą rzeczą jest oczywiście to, ile wydruków w ciągu dnia czy w skali miesiąca będziemy wykonywać. Kolejnym aspektem jest to, czy potrzebny będzie nam wydruk kolorowy, czy wystarczy standardowa czerń. Ważny jest również format papieru – choć w zdecydowanej większości przypadków używa się formatu A4, to jednak w niektórych firmach potrzebne są również inne formaty. Do tego zastanówmy się również nad tym, jak często będziemy musieli skanować dokumenty. 

Gdy weźmiemy pod uwagę wszystkie te rzeczy, to będziemy wiedzieć, jakiego urządzenia potrzebujemy. Pamiętajmy również o dostępnej przestrzeni w naszym biurze. Zbyt duża kserokopiarka może utrudniać pracownikom przemieszczanie się. 

Dodatkowe funkcje

Powyżej omówiliśmy podstawowe funkcjonalności, które powinniśmy brać pod uwagę. Jednak w dzisiejszych czasach warto dodatkowo ułatwić sobie życie w biurze poprzez zakup urządzenia, które jeszcze lepiej wyręczy nas w naszej pracy.

Na przykład ciekawą funkcją jest moduł wykańczania. Pozwala on na sortowanie dokumentów oraz ich zszywanie, dzięki czemu od razu otrzymujemy plik, który możemy na przykład wręczyć klientowi lub współpracownikom podczas spotkania. 

Większe firmy cenią sobie również dostępny w urządzeniu system logowania. Dzięki niemu z kserokopiarki nie może skorzystać każda osoba, ponieważ do jej uruchomiania potrzebny jest kod PIN lub karta zbliżeniowa. Dzięki takiemu zabiegowi osoby niepożądane nie będą miały dostępu do plików umieszczonych w pamięci urządzenia.

Przydatne bywa także oprogramowanie ułatwiające kontrolę kosztów – dzięki niemu widzimy, ile pieniędzy kosztowało nas używanie kserokopiarki w danym miesiącu. Możemy również sprawdzić jej zużycie.

A może wynajem zamiast kupna?

Wiele biur w zasadzie nie może funkcjonować bez kserokopiarki. Czasem nawet jedno urządzenie nie wystarczy, potrzebujemy ich przynajmniej kilku. To oznacza jednak bardzo duży wydatek początkowy, jeśli chcielibyśmy zakupić tego typu sprzęt. Jeśli nie dysponujemy odpowiednimi funduszami, to Prima ma dla nas ciekawe rozwiązanie. Możemy bowiem zdecydować się na dzierżawę tych urządzeń. Dzięki temu łatwiej znajdziemy odpowiednie środki, nasze biuro będzie mogło usprawnić swoją pracę, a do tego w razie problemów będziemy mogli skorzystać z oferowanego nam serwisu. Naszym zdaniem jest to dobre rozwiązanie w szczególności dla małych oraz rozrastających się firm. 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *