Outsourcing: definicja, zastosowanie i korzyści dla Firm

Outsourcing, inaczej zwany zleceniem wykonywania usług zewnętrznym podmiotom, to koncept, który zdobywa coraz większą popularność we współczesnym świecie biznesu. W tym artykule dowiesz się, czym jest outsourcing, jakie są jego formy, jakie korzyści i ryzyko wiążą się z jego wykorzystaniem oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawców usług outsourcingowych.

Definicja outsourcingu

Outsourcing to praktyka zlecania zadań, które mogą być wykonywane wewnątrz firmy, zewnętrznym dostawcom usług. Wykorzystanie outsourcingu wiąże się z przekazaniem kontroli nad pewnymi działaniami lub procesami na rzecz specjalistów zewnętrznych, którzy korzystając ze swojej wiedzy, doświadczenia i zasobów, są w stanie ocenić i poprawić efektywność procesów biznesowych. Outsourcing może obejmować różne obszary działalności firmy – od informatyki, przez księgowość aż po sprzedaż i obsługę klienta.

Zalety korzystania z outsourcingu

Wielkim atutem korzystania z usług outsourcingowych jest możliwość zmniejszenia kosztów. Przejęcie konkretnych funkcji przez zewnętrzne firmy pozwala na ich efektywniejsze wykonywanie. Nie musimy inwestować w rozwijanie zasobów, które są niezbędne do wykonania danego zadania – zewnętrzny dostawca usług ma już wszystko czego potrzebuje.

Outsourcing umożliwia poprawę wydajności i efektywności firmy. Specjaliści od outsourcingu są na bieżąco z najnowszymi trendami i rozwiązaniami w swojej dziedzinie, co pozwala na zastosowanie najefektywniejszych strategii i narzędzi. Osoby pracujące w firmach outsourcingowych są wysoko wykwalifikowane i specjalizują się w określonych obszarach, co przekłada się na wysoką jakość świadczonych usług.

Outsourcing umożliwia firmie skoncentrowanie się na swoim głównym celu i kompetencjach kluczowych. Dzięki delegowaniu zadań firmie zewnętrznej, personel może skupić się na zadaniach, które są kluczowe dla osiągnięcia strategicznego celu firmy. Jest to szczególnie ważne dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie dysponują szerokimi zasobami.

Wady korzystania z outsourcingu

Doskonałą równowagą dla korzyści, jakie niesie outsourcing, są potencjalne wady. Pierwszą i najważniejszą jest ryzyko utraty kontroli nad zadaniami. Jako że niektóre zadania są wykonywane przez podmiot zewnętrzny, możliwość kontroli firmy zleceniodawcy nad tymi procesami jest ograniczona.

W zależności od konkretnego dostawcy usług outsourcingowych, poziom jakości oferowanych usług może się różnić. Niektóre firmy mogą nie być w stanie dostarczyć tych samych standardów jakości co wewnętrzne zespoły. Wypełnienie luk w kompetencjach i standardach jakościowych wymaga dodatkowych inwestycji ze strony firmy zlecającej.

Przetwarzanie danych przez dostawcę usług outsourcingowych może powodować pewne zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji i prywatności. Firmy zlecające muszą zwracać szczególną uwagę na zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych oraz tajemnicy handlowej.

Różne formy outsourcingu

Outsourcing biznesowy to przekazanie zarządzania i realizacji określonych funkcji biznesowych, takich jak sprzedaż, marketing czy księgowość, zewnętrznej organizacji. Podmioty świadczące usługi outsourcingu biznesowego są zwykle wyspecjalizowane w określonych dziedzinach i oferują szeroką gamę usług zgodnych z potrzebami klienta.

Outsourcing IT, inaczej outsourcing informatyczny, polega na powierzaniu zewnętrznym podmiotom takich zadań jak zarządzanie infrastrukturą IT, rozwijanie oprogramowania czy wsparcie techniczne. W ten sposób organizacje mogą skupić się na swojej głównej działalności biznesowej, jednocześnie korzystając z najnowszych technologii i wyspecjalizowanej wiedzy dostawców usług IT.

Outsourcing procesów biznesowych (BPO) to forma outsourcingu, która polega na powierzeniu całych procesów biznesowych zewnętrznym firmom. Może to dotyczyć na przykład procesu rekrutacji, obsługi klienta, czy prowadzenia księgowości. Dostawca BPO zarządza wszystkimi aspektami danego procesu, zdobywając w ten sposób dogłębne zrozumienie specyfiki działalności Klienta i umożliwiając mu skoncentrowanie się na kluczowych obszarach.

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług outsourcingowych

Wybór odpowiedniego dostawcy usług outsourcingowych to niełatwe zadanie. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na ofertę różnych dostawców, porównując warunki i koszty. Warto także poszukać opinii innych klientów na temat potencjalnych dostawców, aby zobaczyć, jakie doświadczenia mieli z nimi inni.

Kolejnym krokiem jest ocena doświadczenia i referencji dostawcy. Ważne jest, aby firma outsourcingowa miała doświadczenie w obszarze, który ma być outsourcowany, a także posiadała pozytywne referencje od innych klientów. Często firmy z większym doświadczeniem są w stanie zapewnić lepszą jakość usług.

W przypadku wielu usług outsourcingowych istotne może być również położenie geograficzne dostawcy. W zależności od potrzeb firmy, może być korzystne skorzystanie z usług lokalnego dostawcy, który zna specyfikę lokalnego rynku i jest łatwo dostępny, lub międzynarodowego dostawcy, który może oferować korzystniejsze warunki cenowe lub dostęp do nieosiągalnych na lokalnym rynku zasobów i kompetencji.

Outsourcing a prawo

Podstawą prawną dla korzystania z outsourcingu jest umowa zawarta między zlecającym a dostawcą usług. Umowa ta musi określać zakres obowiązków obu stron, terminy, warunki płatności, procedury rozwiązania konfliktów oraz kwestie związane z ochroną prywatności i danych. Jest to niezbędne dla zabezpieczenia interesów obu stron i zapewnienia efektywnego świadczenia usług.

Podstawowy element każdej relacji outsourcingowej stanowią prawa i obowiązki obu stron. Przed podpisaniem umowy o outsourcing, zlecający powinien dokładnie zrozumieć swoje prawa i obowiązki, a także znać prawa i obowiązki firmy outsourcingowej. Odpowiednie sformułowanie tych elementów w umowie jest kluczem do zapewnienia, że obie strony będą zadowolone z relacji i że usługi będą świadczone na najwyższym poziomie.

Nieodłącznym elementem każdej umowy o outsourcing jest ochrona danych. Zarówno zlecający, jak i dostawca usług muszą przestrzegać przepisów o ochronie danych, a w szczególności RODO. W szczególności, muszą być uwzględnione prawa osób, których dane są przetwarzane, takie jak prawo do dostępu do danych, prawo do sprostowania, prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) oraz prawo do ograniczenia przetwarzania.